Sherbrooke on noin 180 000 asukkaan kaupunki Quebecin provinssissa, ja sillä on merkittävä rooli alueen korkeakoulutuksen ja teknologiaekosysteemin keskuksena. Kaupungin kansainvälisten taloussuhteiden yksikön asiantuntijat halusivat kehittää kansainvälistymiseen ja innovaatioihin painottuvaa toimintaansa. Tavoitteena oli selkeyttää strategista suuntaa, yhtenäistää strategiadokumenttien rakenne sekä vahvistaa kykyä reagoida ketterästi tiimin tarpeisiin ja palautteeseen.
Yksikkö tekee myös tiivistä yhteistyötä alueen pien- ja kasvuyritysten kanssa ja tarjoaa tukea liiketoiminnan kehittämiseen ja kasvuun. Siksi yksikön varajohtaja Stephen Cabana ja erityisprojektipäällikkö Jérémy Laplante-Chapdelaine etsivät ratkaisua, joka voisi hyödyttää myös yritysneuvonnan näkökulmaa: voisiko uusi tekoälypohjainen strategiatyökalu tukea myös alueen yrittäjiä tavoitteiden jäsentämisessä ja liiketoiminnan kehittämisessä. Potentiaali nähtiin siis paitsi yksikön oman strategiatyön vahvistamisessa, myös alueen yritysten kasvun ja sparrauksen tukena.
Kriteereinä käyttöönotossa korostuivat erityisesti tietoturva ja tiedon yksityisyys, sillä julkisen sektorin toimijana datan säilyminen organisaation omassa hallinnassa oli keskeistä. Ratkaisulta edellytettiin, ettei käyttäjädataa käytetä taustamallien kouluttamiseen ja että sisältö säilyy käyttäjän kontrollissa. Suunta.ai täytti nämä vaatimukset ja yksikkö otti käyttöön useamman konsulttilisenssin tukemaan strategiatyötään.
Käytännön työssä Suunta.ai:ta hyödynnettiin muun muassa strategiarungon rakentamiseen, raportointiin ja ideointiin. Asiantuntijoiden kokemuksen mukaan palvelu auttoi viemään kunnianhimoiset tavoitteet toimenpiteiksi ja toi systemaattisen rungon suunnitelmien kirjoittamiseen. Erityisprojektipäällikkö Jérémy Laplante-Chapdelaine kuvaa Suunta.ai:n käyttöä:
Asiantuntijat kuvasivat Suunta.ai:ta hyödylliseksi erityisesti siksi, että työkalu ohjaa kysymysten kautta kohti systemaattista suunnitelmaa ja selkeyttää kompleksisia kokonaisuuksia. Työskentely muuttui aiempaa iteratiivisemmaksi: strategia ei enää näyttäytynyt staattisena dokumenttina vaan jatkuvasti päivittyvänä prosessina. Samalla he totesivat, että parhaat hyödyt syntyvät, kun työskentely rytmitetään niin, että kysymyksiin vastaamiseen varataan riittävästi aikaa – kiireisissä ympäristöissä Suunta.ai toimii parhaiten osana suunniteltua prosessia.
Suunta.ai:n käytön myötä strategiatyö alkoi elää aidosti tiimin arjessa. Suunnitelmia päivitettiin sitä mukaa kun ympäristö muuttui, ja chat-toimintoa hyödynnettiin nopeaan sparraukseen sekä päätösten valmisteluun. Suunta.ai osoittautui hyödylliseksi erityisesti tilanteissa, joissa tarvittiin sekä nopeaa dokumentointia että syvempää strategista pohdintaa. Asiantuntijat kuvasivat sen tuovan johdonmukaisuutta ajatteluun ja yhtenäisyyttä rakenteisiin. Erityisprojektipäällikkö Laplante-Chapdelaine kuvaa jatkokäytön tavoitteita:
Lisäksi varajohtaja Cabana on käynyt keskustelua käytön laajentamisesta ja selvittänyt, miten työkalu voisi jatkossa palvella alueen yrityspalveluita entistä paremmin. Keskusteluissa pohdittiin muun muassa toimintamalleja, joissa yrittäjät voisivat ensin hahmotella omia suunnitelmiaan ja sen jälkeen syventää sekä jatkokehittää niitä asiantuntijan ohjauksessa. Tällaiset mallit voivat tarjota erityistä lisäarvoa esimerkiksi kasvuyrityksille, joissa strateginen jäsentely ja päätöksenteon valmistelu ovat keskeisiä tarpeita.
